MS Excel, znany również jako Microsoft Excel, jest oprogramowaniem powszechnie używanym w większości firm na całym świecie. Zapewnia różne narzędzia, funkcje i funkcje, dzięki którym oprogramowanie to jest opłacalne dla globalnych firm z różnych dziedzin. Dlatego, aby poznać i odpowiednio uporządkować dane za pomocą Excela, musimy poznać definicję i podstawy tego potężnego oprogramowania.
W tym artykule omówiono definicję programu MS Excel i jego podstawy, które pomogą nam zapoznać się z tym potężnym oprogramowaniem.
Definicja MS Excel
Zgodnie z definicją, „Microsoft Excel to program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych stworzony przez firmę Microsoft, który wykorzystuje tabele do rejestrowania i analizowania danych liczbowych i statystycznych za pomocą formuł i funkcji”.
Krótko mówiąc, MS Excel to potężny program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych dołączony do pakietu Microsoft Office i służy głównie do zapisywania danych w tabelach. Składa się z kilku wierszy i kolumn, w których można wprowadzać dane. Program jest uważany za pomocny w różnych zadaniach, takich jak obliczanie tygodniowych wydatków, sporządzanie odcinków wypłat, księgowość i interaktywne sortowanie/filtrowanie danych według różnych kryteriów.
Historia i wydania MS Excel
MS Excel to jeden z najstarszych programów do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, w którym wprowadzono kilka aktualizacji i poprawek. Ten potężny program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych został pierwotnie wydany w 1985 roku dla komputerów Macintosh. Później został wydany na inne popularne platformy, w tym Windows.
Poniższa tabela przedstawia listę wszystkich wersji programu Excel wydanych dotychczas dla komputerów Macintosh:
| Wersja Excela (Macintosh) | Rok wydania |
|---|---|
| Excela 1 | 1985 |
| Excela 1.5 | 1988 |
| Excela 2.2 | 1989 |
| Excela 3.0 | 1990 |
| Excela 4.0 | 1992 |
| Excela 5.0 | 1993 |
| Excela 98 | 1998 |
| Excela 2000 | 2000 |
| Excela 2001 | 2001 |
| Excela 2004 | 2004 |
| Excela 2008 | 2008 |
| Excela 2011 | 2011 |
| Excela 2016 | 2016 |
| Excela 2018 | 2018 |
Poniższa tabela przedstawia listę wszystkich wersji programu Excel wydanych dotychczas dla systemu Windows:
| Wersja Excela (Windows) | Rok wydania |
|---|---|
| Excela 2.0 | 1987 |
| Excela 3.0 | 1990 |
| Excela 4.0 | 1992 |
| Excela 5.0 | 1993 |
| Excela 95 | 1995 |
| Excela 97 | 1997 |
| Excela 2000 | 2000 |
| Excela 2002 | 2002 |
| Excela 2003 | 2003 |
| Excela 2007 | 2007 |
| Excela 2010 | 2010 |
| Excela 2013 | 2013 |
| Office 365 i Excel 2016 | 2016 |
| Excela 2019 | 2018 |
Należy zauważyć, że wersja Excel 4.0 była częścią pakietu Microsoft Office Suite w wersji Office 3.0. Od tego czasu program Excel był stale aktualizowany o pakiet Office.
Funkcje MS Excela
Na początku Excel odgrywał kluczową rolę w wykonywaniu różnych operacji finansowych dla przedsiębiorstw, w tym w prowadzeniu ksiąg rachunkowych i ewidencji. Jednak z biegiem czasu otrzymał kilka aktualizacji, które zazwyczaj pomogły uczynić Excela oprogramowaniem niezbędnym do procesów biznesowych. Najnowsza wersja programu Excel zawiera szeroką gamę funkcji.
Niektóre z podstawowych funkcji programu Microsoft Excel obejmują:
Nagłówek i stopka: Podobnie jak w dokumentach programu Word, w dokumentach programu Excel możemy również używać nagłówka/stopki. Znajduje się na górze i na dole każdej strony dokumentu arkusza kalkulacyjnego.
Znajdź i zamień: MS Excel pozwala nam znaleźć żądane dane, takie jak tekst lub liczby, korzystając z funkcji Znajdź w arkuszu. Poza tym możemy również zastąpić istniejące dane niestandardowymi, zaktualizowanymi danymi.
Ochrona hasła: Stosując hasło możemy zabezpieczyć nasz skoroszyt Excela przed nieuprawnionym dostępem. Ta funkcja ostatecznie pomaga nam chronić nasze dane.
Filtrowanie danych: Filtrowanie danych to szybszy sposób na znalezienie i kontynuowanie pracy z podzbiorem danych w wybranym zakresie. Funkcja filtrowania danych jest przydatna i zawiera opcje Autofiltru i Filtra zaawansowanego.
Sortowanie danych: Korzystając z funkcji sortowania danych, możemy uporządkować dane arkuszy Excela w jakiejś logicznej kolejności. Excel zazwyczaj pozwala nam sortować dane na różne sposoby, w tym w kolejności rosnącej lub malejącej.
Wbudowane formuły: MS Excel zawiera szeroką gamę formuł, które możemy wykorzystać do wykonywania prostych i skomplikowanych obliczeń. Niektóre podstawowe formuły obejmują sumę, odejmowanie, mnożenie, dzielenie, średnią, minimum itp.
Aktualizacja danych w czasie rzeczywistym: W programie Excel stosujemy różne funkcje do obliczania wartości i uzyskiwania pożądanych wyników. Jeśli zastąpimy niektóre istniejące wartości nowymi, Excel automatycznie zaktualizuje wyniki w odpowiednich komórkach.
Wstawianie wykresów: Jedną z najważniejszych funkcji programu Excel jest dostępność różnych wykresów, takich jak wykresy kołowe, wykresy słupkowe, wykresy liniowe i inne. Wykresy te mogą czasami mieć ogromne znaczenie w analizie i porównaniu danych.
Oprócz standardowych funkcji arkusza kalkulacyjnego Excel zapewnia także obsługę programowania za pośrednictwem języka Visual Basic for Applications (VBA) firmy Microsoft oraz możliwość dostępu do danych ze źródeł zewnętrznych za pośrednictwem technologii Dynamic Data Exchange (DDE) firmy Microsoft.
Zastosowania MS Excel
MS Excel jest powszechnie używany do organizowania danych i wykonywania prostych i skomplikowanych obliczeń w celu uzyskania wyników do analizy finansowej. Jest preferowany w prawie wszystkich sektorach biznesowych oraz w firmach od małych do dużych.
Mimo to służy również do zarządzania wydatkami i innymi rzeczami opartymi na danych dla potrzeb domowych. Nie jest błędem stwierdzenie, że zastosowania MS Excel są niemal nieograniczone. Różni ludzie korzystają z tego potężnego oprogramowania zgodnie ze swoimi potrzebami.
dla tablicy ciągów Java
Poniżej wymieniono niektóre z podstawowych zastosowań programu MS Excel:
- Wprowadzanie danych
- Zarządzanie danymi
- Analiza finansowa
- Modelowanie finansowe
- Księgowość
- Zarządzanie czasem
- Zarządzanie zadaniami
- Programowanie (VBA)
- Zarządzanie relacjami z klientami (CRM)
- Wykresy, wykresy i raportowanie
W szczególności Excel jest wymogiem dla wszelkich danych, które należy uporządkować.
Interfejs Excela
Interfejs Excela jest prosty i łatwy do zrozumienia. Aby rozpocząć pracę nad nim, ważne jest, aby zrozumieć podstawowy interfejs.
Poniższy obraz przedstawia wszystkie główne sekcje programu Excel, w tym pasek formuły, wiersz, kolumnę, komórkę, kartę arkusza itp.
Omówmy pokrótce wszystkie terminy pokazane na powyższym obrazku:
Podstawy MS Excel
Aby zacząć nad nim pracować, musimy znać podstawy MS Excel. Oto kilka podstawowych rzeczy, których można się nauczyć:
Otwieranie programu MS Excel
Otwieranie programu MS Excel to pierwsza rzecz, którą musimy wiedzieć, aby nad nim pracować. Istnieją różne sposoby otwierania programu MS Excel, takie jak:
- Możemy go otworzyć klikając dwukrotnie na jego ikonę bezpośrednio z pulpitu, jeśli jest zainstalowany przy użyciu ustawień domyślnych.
- Możemy go otworzyć klikając dwukrotnie na jego nazwę z menu Start, podanego wewnątrz folderu MS Office.
- Możemy skorzystać z funkcji „Windows Search” i wpisać tekst „Excel”. Wyświetli wszystkie pliki i programy o tej nazwie znajdujące się na komputerze. W ten sposób możemy dwukrotnie kliknąć jego nazwę pod programami, aby go otworzyć.
Co ważne, na komputerze musi być zainstalowany program MS Excel i dopiero wtedy będziemy mogli go otworzyć. Jeśli nie znajdziemy programu wykonując powyższe kroki, oznacza to, że w systemie nie ma pakietu Office.
Otwieranie arkusza kalkulacyjnego
Po otwarciu MS Excel poprosi nas o dalsze postępowanie. Mówiąc dokładniej, wyświetla kilka kafelków, z których możemy wybrać żądany i rozpocząć nad nim pracę. Jeśli chcemy zacząć pracę od zera, możemy wybrać kafelek „Pusty skoroszyt” i uruchomić czarny arkusz kalkulacyjny.
Poza tym, jeśli mamy już istniejący plik Excela i chcemy nad nim popracować, możemy kliknąć „Otwórz inne skoroszyty” z lewego dolnego rogu. Następnie możemy zlokalizować plik za pomocą eksploratora plików i kliknąć go dwukrotnie. Istniejący plik zostanie natychmiast otwarty.
Praca ze wstążką
Wstążka nazywana jest centralnym panelem sterowania programu Excel. To potężne narzędzie znajduje się w górnej części okna po otwarciu programu Excel.
Prawie wszystko możemy zrobić w Excelu ze wstążki.
Wstążka zawiera kilka kart, takich jak Strona główna, Wstawianie, Układ strony i inne, a każda karta składa się z pewnej liczby przycisków umożliwiających przetwarzanie różnych poleceń w programie Excel. Najlepszą rzeczą w tych przyciskach jest to, że jeśli umieścimy kursor myszy na dowolnym przycisku, powie nam on, jakie zadanie wykona.
Poza tym Excel pozwala nam dostosować wstążkę według naszego wyboru. Możemy odpowiednio ukryć/odkryć i wstawić nowe polecenia.
Zarządzanie arkuszami
Kolejną doskonałą cechą programu Excel jest to, że skoroszyty programu Excel mogą zawierać wiele arkuszy. Możemy zarządzać różnymi arkuszami skoroszytu bezpośrednio z dołu okna. W domyślnym „pustym skoroszycie” widzimy pojedynczy arkusz z nazwą „Arkusz 1”.
Aby wstawić więcej arkuszy, możemy użyć a plus (+) znak, który podawany jest obok nazwy arkusza. Co więcej, możemy kliknij prawym przyciskiem myszy na jego nazwie, aby wyświetlić liczbę innych opcji związanych z arkuszami. Możemy kliknąć te opcje, aby odpowiednio zarządzać arkuszami.
Wprowadzanie danych
Wprowadzanie danych do Excela to jeden z podstawowych kroków. Chociaż jest to początkowy krok, który musimy wykonać w programie Excel, aby rozpocząć pracę z danymi, jest on dość łatwy i prawie bez wysiłku.
Aby wprowadzić dane możemy wybrać konkretną komórkę i odpowiednio zacząć wciskać przycisk z klawiatury. Mimo to my też możemy kopiuj, wycinaj i wklejaj dane w Excelu z innych programów. Oprócz tego możemy również import dane z innych plików.
Excel pozwala nam używać tekstu, liczb, symboli i innych znaków wymaganych do wprowadzania danych.
Wykonywanie obliczeń
Kolejną wspaniałą funkcją programu Excel jest to, że możemy wykonywać różne obliczenia na naszych danych. Wykonywanie podstawowych obliczeń w programie Excel jest niezwykle proste.
Pomiędzy danymi możemy używać znaków matematycznych, a wyniki zostaną podane automatycznie. Na przykład, jeśli wprowadzimy = 4+5 w dowolnej komórce i naciśnij przycisk Enter, komórka wyświetli wartość 9 , który jest suma 4 i 5. Poza tym, jeśli wybierzemy konkretną komórkę, na pasku formuły wyświetli się oryginalna formuła (cokolwiek w tej komórce podaliśmy).
W inny sposób możemy również wykorzystać odwołania do komórek i wstawić między nimi operacje matematyczne. Spowoduje to również uzyskanie odpowiedniego wyniku. Załóżmy na przykład, że wpisujemy 4 w komórce A1 i 5 w komórce B1. Następny, wchodzimy = A1+B1 w komórce C1. Robiąc to, komórka C1 wyświetla sumę wartości podanych w komórkach A1 i B1.
Podobnie możemy wykonać inne obliczenia arytmetyczne w Excelu.
Korzystanie z funkcji
Uzyskiwanie wyników za pomocą funkcji Excela jest jednym z podstawowych zadań i może w pewnym stopniu skrócić czas procesu pracy.
W szczególności większość funkcji/wzór przyjmuje zestawy liczb jako dane wejściowe i dostarcza odpowiednie wyniki. Omówmy to na prostym przykładzie:
Załóżmy, że wpisujemy 4 w komórce A1 i 5 w komórce B1. Następnie wpisujemy = SUMA(A1,B2) W komórka C1. Robiąc to, komórka C1 wyświetla sumę wartości podanych w komórkach A1 i B1.
Excel posiada szeroką gamę cennych funkcji. Aby wyświetlić różne funkcje, możemy przejść do zakładki „Formuły” i wybrać stamtąd konkretną kategorię. Excel wyświetla wszystkie obsługiwane funkcje tej konkretnej kategorii.
Gdy już zapoznamy się z funkcjami, będziemy mogli wprowadź znak równości (=) w komórce i wpisz do niej dowolną funkcję rozpoczynającą. Następnie Excel automatycznie wyświetla odpowiednie funkcje i ich składnię. Możemy wybrać funkcję i postępować dalej zgodnie ze składnią.
Ratowanie naszej pracy
Kiedy już wykonamy naszą pracę, musimy zapisać ją do pliku. Jeśli zamkniemy Excela bez jego zapisania, stracimy naszą pracę. Najłatwiejszym sposobem zapisania pliku Excela na komputerze jest naciśnięcie skrótu klawiaturowego „Ctrl + S”. Po naciśnięciu tego skrótu Excel poprosi nas o wybranie nazwy pliku i lokalizacji, w której ma zostać zapisany.
Możemy także kliknąć na 'Ratować' przycisk znajdujący się na 'Pasek szybkiego dostępu'. Ten przycisk pomaga nam również zapisać dane tymczasowe w istniejącym pliku.
Ważne punkty do zapamiętania
Jest wiele kluczowych rzeczy, które musimy wiedzieć zanim zaczniemy pracować w Excelu. Poniżej wymieniono niektóre z najważniejszych rzeczy, o których należy pamiętać:
- Excel pozwala nam na korzystanie z szerokiej gamy skrótów klawiaturowych, aby przyspieszyć nasz proces pracy. Musimy używać klawiszy skrótów programu Excel i zwiększać produktywność naszego procesu pracy.
- Kiedy chcemy udostępnić komuś plik Excela, a nie ma potrzeby dalszej edycji, musimy zapisać plik w formacie pdf. Format ten nie jest łatwy do edycji, co sprawia, że dane są zabezpieczone przed nieupoważnionym wejściem. Co więcej, format pdf jest również najbardziej znany do celów drukowania.
- Excel pozwala nam korzystać z różnych rozszerzeń plików. Jednak każde rozszerzenie ma swoje zastosowania. W szczególności rozszerzenie XLSX jest domyślnym formatem plików Excela, gdy nie ma w nim makr VBA.
- Jeśli plik Excela zawiera duże ilości danych (zwykle ponad 10 MB), musimy skorzystać z rozszerzenia XLSB. Jest szybszy i kompatybilny ze wszystkimi funkcjami, formatowaniem, a nawet makrami VBA. Jednak ten format może nie być obsługiwany w innych programach do obsługi arkuszy kalkulacyjnych.
- Ponieważ Excel obsługuje programowanie w języku VBA, nie wolno nam otwierać pliku Excela otrzymanego z niezaufanych źródeł, ponieważ może on zawierać pewne podatne na ataki kody.
- Zapisując plik Excela za pomocą polecenia „Zapisz jako”, musimy zachować ostrożność; w przeciwnym razie może się okazać, że omyłkowo zastąpimy plik oryginalnym. W ten sposób możemy czasami utracić istotne dane.